Bir dosya kaç klasörde olabilir?
Bir dosyanın iki yerde görünmesini istiyorsanız en kolay çözüm belli: iki yere de koyarsınız.
Sonra bir gün birini güncellersiniz, öbürü eski kalır.
Mesele de zaten burada başlıyor.
Son zamanlarda uğraştığım bir doküman yapısında ilk düşündüğüm şey klasörlerdi. Hangi belge nereye ait, hangi başlığın altında durmalı, kullanıcı nereden girmeli…
Bir süre sonra fark ettim ki yanlış soruyla uğraşıyorum.
Klasör yapmak kolaydı
Başlangıçta yapı gayet düzgündü.
Bir ana başlık, altında birkaç kırılım, onların altında da belgeler. Bilgisayarda yıllardır gördüğümüz şey. Nereden gireceğin belli, aşağı doğru ilerliyorsun ve dosyayı buluyorsun.
Sorun şu oldu: bazı belgeler tek bir yere ait değildi.
Bir raporu bir ekip kendi tarafında görmek istiyor. Başka bir ekip de aynı raporla çalışıyor. Bir başkası ise bunların hiçbirini önemsemiyor, elindeki seri numarasından belgeye ulaşmaya çalışıyor.
Dosya aynı dosya.
Ama insanlar ona aynı yerden ulaşmıyor.
Burada klasör yapısı biraz zorlanmaya başladı.
Kopyalamak istemedim
Dosyayı iki ayrı yere koymak mümkün.
Ama o zaman elinizde aynı belgenin iki kopyası oluyor.
Birinde değişiklik yapılırsa diğerinin de değiştirilmesi gerekiyor. Yapılmazsa bir süre sonra iki dosya da gayet normal görünmesine rağmen biri eski bilgi taşıyor.
Benim istemediğim tam olarak buydu.
Aynı belgeyi çoğaltmak yerine, aynı belgeye birden fazla yerden ulaşmanın yolunu aramak daha mantıklı geldi.
Burada metadata işi devreye girdi.
Kelime biraz teknik duruyor ama yaptığı şey basit. Dosyanın yanına onunla ilgili bilgiler koyuyorsunuz. Belge türü ne, hangi birimlerle ilgili, hangi seri numarasına ait gibi.
Sonra bu bilgilere göre farklı görünümler oluşturabiliyorsunuz.
Belge yine bir tane.
Ama bir kişi kendi alanının altında görüyor, bir başkası seri numarasından ulaşıyor.
Benim hoşuma giden kısmı bu oldu. Dosyayı çoğaltmıyorsunuz, dosyaya giden yolları çoğaltıyorsunuz.
Sonra başka bir sorun çıktı
Tabii burada da her şey çözülmedi.
Kâğıt üzerinde “seri numarasını seçeriz, belge de doğru yerde görünür” demek kolay.
Peki belgeyi yükleyen kişi seri numarasını bilmiyorsa?
Ya da biliyor ama seçmek gereksiz uğraştırıyorsa?
O zaman kurduğunuz yapı teknik olarak çalışıyor ama kullanıcı tarafında pek çalışmıyor.
Bunu düşünmek benim için klasör meselesinden daha ilginç hale geldi.
Çünkü bir alanı eklemek kolay. Zorunlu yapmak da kolay. Ama o bilgiyi gerçekten kim girecek, ne zaman girecek, elinde olacak mı; asıl mesele biraz burada.
Bir noktadan sonra “veriyi nasıl tutacağız?” sorusundan çok “insan bunu kullanırken ne yapacak?” sorusuna bakmaya başladım.
Klasör mü, metadata mı?
Aslında ikisinden birini seçmek gerekmiyor.
Ben de klasörleri kaldırıp her şeyi metadata ile çözmeye çalışmadım.
Klasör hâlâ iyi bir başlangıç noktası. İnsan nereye bakacağını kabaca biliyor.
Metadata ise aynı belgeye başka yollar açıyor.
Benim için ayrım bu kadar basit hale geldi.
Klasör bana belgeyi nerede göstereceğimi söylüyor.
Metadata ise o belge hakkında ne bildiğimi.
İkinci taraf güçlü olunca ilk tarafı kurmak da biraz kolaylaşıyor.
Bu işten kalan
Eskiden bir doküman yapısına bakınca ilk düşündüğüm şey şuydu:
“Bunu hangi klasörün altına koyacağız?”
Şimdi biraz daha geç soruyorum bunu.
Önce insanların o belgeyi nasıl arayacağını anlamaya çalışıyorum.
Klasörü sonra çizmek daha kolay oluyor.